Quy chế này mô tả cách PinaX vận hành website www.pinax.vn và Liên Minh Bảo Hiểm PinaX: quy trình giao dịch, quyền và nghĩa vụ các bên, kiểm soát rủi ro, xử lý sự cố, lưu trữ và cơ chế giải quyết khiếu nại. Quy chế được xây dựng tham chiếu các nội dung quy chế hoạt động trên môi trường mạng tại Điều 7 Thông tư số 67/2023/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung).
Điều 1. Nguyên tắc hoạt động
1.1. Minh bạch vai trò: PinaX là đầu mối tiếp nhận yêu cầu bảo hiểm của Hội Viên và làm việc với các Đối tác bảo hiểm. PinaX không phải doanh nghiệp bảo hiểm, không phải doanh nghiệp môi giới bảo hiểm, không phát hành hợp đồng và không quyết định bồi thường.
1.2. Hội Viên tự quyết định: mọi quyết định giao kết hợp đồng bảo hiểm thuộc về Hội Viên.
1.3. Không sắp xếp theo thù lao: PinaX không sắp xếp các bảng chào gửi Hội Viên theo mức thù lao PinaX nhận từ Đối tác bảo hiểm.
1.4. Chỉ chuyển thông tin tới Đối tác bảo hiểm khi Hội Viên đồng ý.
1.5. Tuân thủ pháp luật Việt Nam về kinh doanh bảo hiểm, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và thương mại điện tử.
Thông tin pháp nhân của đơn vị vận hành: [cập nhật khi hoàn tất đăng ký doanh nghiệp].
Điều 2. Các bên tham gia
- PinaX: vận hành website, xét duyệt Hội Viên, tiếp nhận yêu cầu, làm việc với Đối tác bảo hiểm, hỗ trợ Hội Viên.
- Hội Viên: doanh nghiệp được PinaX chấp thuận tham gia Liên Minh.
- Đối tác bảo hiểm: doanh nghiệp bảo hiểm được cấp phép, xem xét yêu cầu, đưa ra bảng chào, phát hành hợp đồng và giải quyết bồi thường theo hợp đồng.
Điều 3. Quy trình đăng ký Hội Viên
3.1. Doanh nghiệp điền đơn trên website: tên doanh nghiệp, email công việc (bắt buộc); số điện thoại, mã số thuế, ngành (không bắt buộc); tích ô đồng ý để PinaX xử lý thông tin nhằm xét duyệt đơn và liên hệ, theo Chính sách bảo mật, và ô đồng ý với Điều khoản sử dụng (hai ô bắt buộc).
3.2. PinaX ghi nhận đơn cùng bằng chứng đồng ý.
3.3. PinaX xét duyệt thủ công từng đơn và gọi một cuộc ngắn để xác minh.
3.4. PinaX báo kết quả. Đơn được chấp thuận thì doanh nghiệp trở thành Hội Viên; Hội Viên miễn phí trong giai đoạn phát triển.
Điều 4. Quy trình gửi yêu cầu và nhận bảng chào
4.1. Hội Viên gửi yêu cầu bảo hiểm tới PinaX, kèm thông tin, tài liệu cần thiết, và xác nhận đồng ý để PinaX chuyển thông tin tới Đối tác bảo hiểm.
4.2. PinaX trao đổi với Hội Viên để làm rõ nhu cầu. Việc trao đổi, tư vấn được thực hiện trực tiếp hoặc qua cuộc gọi có ghi âm khi quy định pháp luật về cung cấp sản phẩm bảo hiểm trên môi trường mạng yêu cầu; PinaX thông báo cho Hội Viên trước khi ghi âm.
4.3. PinaX chuyển yêu cầu tới Đối tác bảo hiểm. Đối tác bảo hiểm tự quyết định có đưa ra bảng chào hay không, với điều kiện và mức phí nào.
4.4. PinaX gửi lại cho Hội Viên các bảng chào nhận được, kèm quy tắc, điều khoản do Đối tác bảo hiểm cung cấp.
4.5. Hội Viên chọn hoặc không chọn phương án nào. Khi Hội Viên chọn, việc giao kết được thực hiện theo quy trình của Đối tác bảo hiểm; hợp đồng do Đối tác bảo hiểm phát hành; phí bảo hiểm được thanh toán theo chỉ dẫn của Đối tác bảo hiểm.
4.6. Hội Viên có thể tải hợp đồng lên Hồ sơ bảo hiểm để AI đọc, tóm tắt và nhắc kỳ tái tục. Bản tóm tắt chỉ để tham khảo; căn cứ là hợp đồng gốc.
Điều 5. Hỗ trợ khi có tổn thất
5.1. Hội Viên báo tổn thất cho Đối tác bảo hiểm theo hạn trong hợp đồng, và có thể báo đồng thời cho PinaX.
5.2. PinaX hướng dẫn thủ tục, chỉ ra hạn thông báo và giấy tờ hợp đồng yêu cầu, hỗ trợ chuẩn bị và chuyển hồ sơ tới Đối tác bảo hiểm, theo dõi cùng Hội Viên.
5.3. Quyết định bồi thường do Đối tác bảo hiểm đưa ra theo hợp đồng. PinaX không cam kết kết quả bồi thường.
Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của PinaX
6.1. Quyền: xét duyệt, chấp thuận hoặc không chấp thuận đơn; đề nghị Hội Viên bổ sung thông tin; tạm ngừng, chấm dứt tư cách Hội Viên vi phạm theo Điều khoản sử dụng; nhận thù lao (nếu có) do Đối tác bảo hiểm chi trả theo hợp đồng đại lý và quy định pháp luật.
6.2. Nghĩa vụ: cung cấp thông tin trung thực, không quảng cáo sai sự thật về Đối tác bảo hiểm, sản phẩm, điều kiện và điều khoản bảo hiểm; chuyển đầy đủ, đúng hạn thông tin giữa Hội Viên và Đối tác bảo hiểm; giữ bí mật thông tin Hội Viên, không cung cấp cho bên thứ ba khi chưa có sự chấp thuận của Hội Viên, trừ trường hợp pháp luật quy định; tiếp nhận và giải quyết khiếu nại theo Điều 10.
Điều 7. Quyền và nghĩa vụ của Hội Viên
7.1. Quyền: gửi yêu cầu bảo hiểm; nhận bảng chào PinaX nhận được từ Đối tác bảo hiểm; tự quyết định giao kết; dùng Hồ sơ bảo hiểm; được hướng dẫn thủ tục khi có tổn thất; thực hiện các quyền về dữ liệu cá nhân; khiếu nại theo Điều 10.
7.2. Nghĩa vụ: cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ; đọc kỹ quy tắc, điều khoản trước khi giao kết; thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng bảo hiểm; tuân thủ Điều khoản sử dụng và quy định của Liên Minh.
Điều 8. Kiểm soát rủi ro và an toàn thông tin
8.1. Mã hóa đường truyền (HTTPS); phân quyền truy cập theo tài khoản; giới hạn người được truy cập dữ liệu; khóa truy cập riêng cho từng dịch vụ.
8.2. Chống đơn giả, thư rác và truy cập tự động; xác minh đơn bằng cuộc gọi.
8.3. Rà soát định kỳ quyền truy cập và nhà cung cấp dịch vụ; cập nhật phần mềm khi có bản vá bảo mật.
Điều 9. Xử lý sự cố, dự phòng và lưu trữ
9.1. Dữ liệu được lưu trên dịch vụ đám mây (Supabase, Render, Vercel; thư điện tử qua Resend) và được sao lưu theo cơ chế của nhà cung cấp.
9.2. Khi có sự cố làm gián đoạn website hoặc ảnh hưởng dữ liệu, PinaX khoanh vùng, khắc phục, khôi phục từ bản sao lưu khi cần, thông báo cho Hội Viên bị ảnh hưởng và cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật. Trong thời gian website gián đoạn, Hội Viên liên hệ PinaX qua admin@pinax.vn.
9.3. Đơn đăng ký, bằng chứng đồng ý, yêu cầu bảo hiểm, bảng chào, thư trao đổi và ghi âm cuộc gọi được lưu theo thời hạn nêu tại Chính sách bảo mật, hoặc lâu hơn khi pháp luật yêu cầu.
Điều 10. Cơ chế giải quyết khiếu nại, tranh chấp
10.1. Gửi khiếu nại. Hội Viên, người đăng ký gửi khiếu nại tới admin@pinax.vn, ghi: tên doanh nghiệp, người liên hệ, nội dung khiếu nại, yêu cầu cụ thể và tài liệu kèm theo (nếu có).
10.2. Xác nhận. PinaX xác nhận đã nhận khiếu nại trong 02 ngày làm việc.
10.3. Giải quyết. PinaX trả lời bằng văn bản qua email trong 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ thông tin. Vụ việc phức tạp cần thêm thời gian thì PinaX báo lý do và thời hạn dự kiến.
10.4. Khiếu nại liên quan tới Đối tác bảo hiểm. Khiếu nại về hợp đồng, phí, việc nhận bảo hiểm hoặc bồi thường thuộc thẩm quyền của Đối tác bảo hiểm. PinaX hướng dẫn Hội Viên cách gửi khiếu nại tới Đối tác bảo hiểm và các giấy tờ cần kèm theo.
10.5. Khiếu nại về dữ liệu cá nhân được giải quyết theo Chính sách bảo mật.
10.6. Tranh chấp. Các bên ưu tiên thương lượng, hòa giải. Nếu không đạt kết quả trong 30 ngày kể từ ngày một bên gửi yêu cầu, một trong các bên có thể yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc Tòa án có thẩm quyền tại Việt Nam giải quyết theo quy định pháp luật.
Điều 11. Hiệu lực và sửa đổi
11.1. Quy chế có hiệu lực từ ngày cập nhật ghi ở đầu văn bản.
11.2. PinaX có thể sửa đổi Quy chế khi dịch vụ hoặc quy định pháp luật thay đổi, và thông báo trên website hoặc qua email trước khi áp dụng với thay đổi quan trọng.
11.3. Quy chế được đọc cùng Điều khoản sử dụng và Chính sách bảo mật của PinaX.
Liên hệ: admin@pinax.vn · Website: www.pinax.vn